💼 Frais et déplacements

Le menu Gestion Frais produit les deux documents attendus par votre comptable : la note de frais et le récapitulatif des déplacements.

Les reçus (notes de frais)

Dans Gestion Frais › Notes de frais, Ajouter un reçu : date, fournisseur, catégorie, montants HT, TVA et TTC, taux de TVA, statut et notes. Attachez le justificatif (📎) : photo ou PDF. Sur téléphone, prenez la photo, recadrez, puis envoyez.

Le justificatif est lu automatiquement : fournisseur, HT, TVA et TTC sont proposés, à vérifier. Le logiciel repère aussi les doublons et retient vos habitudes (un fournisseur retrouve sa catégorie).

Générer la note de frais du mois

Choisissez le mois puis Générer le PDF. La note reprend votre logo, vos coordonnées, le tableau des dépenses avec les totaux, un bloc de validation, puis tous les justificatifs en annexe, dans l'ordre des dates.

Avant la génération, des contrôles vous signalent ce qui cloche : dépense sans justificatif ou sans montant, justificatif en double, dépense sans catégorie, carburant sans déplacement…

La signature du demandeur ou du validateur apparaît si un signataire du même nom a une image de signature (Paramètres › Société).

Les déplacements

Gestion Frais › Déplacements liste vos trajets professionnels. Pour en ajouter un : date, motif, logement / propriétaire / prospect concerné, adresses de départ et d'arrivée, véhicule. Calculer donne la distance ; cochez aller-retour si besoin. L'adresse de départ par défaut se règle dans Paramètres › Société (sinon l'adresse de la société est utilisée).

Le plus rapide : préparer une tournée sur la carte, qui crée un déplacement par étape (voir La carte et les contacts).

Générer le récap déplacements produit le PDF du mois, avec le barème kilométrique selon le véhicule.

Véhicules et suivi

• Paramètres › Véhicules : nom, immatriculation et puissance fiscale (CV) de chaque véhicule, et votre véhicule principal.
• Gestion Frais › Suivi : toutes les notes de frais et récapitulatifs générés, à rouvrir ou retirer.