📨 Suivre, envoyer et relancer vos factures

Une fois générées (voir Facturer vos propriétaires chaque mois), vos factures se suivent dans Facturation › Factures.

Excel, puis PDF

Chaque facture existe en deux versions :

• l'Excel (.xlsm), la source modifiable, sur votre propre modèle ;
• le PDF, le document final envoyé au propriétaire.

Contrôlez l'Excel, puis générez le PDF (🖨️). Besoin d'une retouche fine ? Ouvrez l'Excel, modifiez-le, remplacez-le (bouton de remplacement de la ligne), puis régénérez le PDF (🔄). Générer tous les PDF manquants traite toutes les factures d'un coup.

Envoyer les factures

Le bouton ✉️ d'une ligne prépare l'email au propriétaire, PDF joint : destinataire, copie, objet et message restent modifiables avant l'envoi. Pour plusieurs factures, cochez-les puis Envoyer les emails sélectionnés. Une facture envoyée passe au statut Envoyée.

L'envoi part de votre boîte professionnelle : réglez-la une fois dans Paramètres › Emails. Rien n'est jamais envoyé sans votre clic.

Repérer les paiements

Quand la banque est à jour (voir La banque), le bloc Paiements détectés propose les virements qui correspondent au montant d'une facture et à son bien ou propriétaire. Vérifiez, cochez, puis Confirmer « Payée » : le logiciel retient le libellé bancaire pour reconnaître tout seul les prochains paiements (🧠 = reconnu d'après une association déjà apprise).

Vous pouvez aussi marquer une facture payée ou relancée à la main.

Relancer les impayés

Facturation › Relances liste les factures non réglées (statut Générée ou Envoyée) jamais relancées, ou dont la dernière relance date de plus de 15 jours (délai réglable dans Règles de facturation). Après une première relance, le niveau passe au 2ᵉ rappel. Cochez les factures et envoyez les relances en lot, ou relancez à l'unité. Les textes des relances se modifient dans Paramètres › Emails.

Numérotation

Chaque facture reçoit un numéro par période et par bien. Une facture régénérée garde son numéro. Retirer du suivi enlève une ligne de la liste.